Politika zasebnosti

Frodx bo obdeloval vaše osebne podatke za enega izmed v nadaljevanju navedenih namenov na podlagi naslednjih pravnih podlag:

• vaše soglasje oziroma privolitev,
• izpolnitev zakonskih obveznosti upravljavca,
• na podlagi zakonitega interesa,
• izpolnjevanje pogodbene obveznosti.

Vaše osebne podatke bo Frodx obdeloval zgolj za namene, za katere jih je pridobil in jih ne bo obdeloval za namene, ki niso združljivi z nameni, za katere so bili zbrani. Frodx od uporabnika zbira zgolj tiste osebne podatke, ki so nujno potrebni za dosego posameznega namena.

V določenih primerih je obdelava osebnih podatkov nujno potrebna za izpolnitev upravljavčevih pogodbenih obveznosti. V primeru, da mu uporabnik potrebnih podatkov ne zagotovi, upravljavec z uporabnikom ne more skleniti pogodbe oziroma izvesti storitev. 

Upravljavec bo obdeloval vaše osebne podatke za izpolnitev pogodbenih obveznosti za naslednje namene: 

• pogodbeno ureditev poslovnega sodelovanja,
• izvajanje aktivnosti, določene s pogodbo o sodelovanju (svetovanje, priprava marketinških in prodajnih strategij, izvajanje marketinških in prodajnih kampanj, informatizacija procesov), 
• komunikacija z izvajalci in drugimi kontaktnimi osebami stranke za namen izvajanja aktivnosti, določene s pogodbo o sodelovanju,
• prijava uporabnika na dogodek, ki ga organizira Frodx, vključno s podeljevanjem certifikatov, potrdil in licenc udeležencem dogodkov. 

Frodx bo na podlagi vašega pisnega soglasja obdeloval vaše osebne podatke za naslednje namene: 

• za pošiljanje e-poštnih sporočil (emailov) z namenom obveščanja o izobraževanjih, novostih (v standardih in v publikacijah), storitvah kot tudi dogodkih pri upravljavcu ali pri tretjih osebah, 
• za kontaktiranje po telefonu z namenom predstavitev strokovnih sistemskih rešitev uporabniku ali delodajalcu (po predhodnem dogovoru tudi na njihovem naslovu), 
• za objavo v strokovnih medijih in na spletnih straneh z osnovnim namenom promoviranja uporabnika in njegovega delodajalca (licencirani projektant, licencirani izvajalec …), 
• za spremljanje branja poslanih e-poštnih sporočil, in sicer katero e-poštno sporočilo ste odprli oziroma niste odprli, katere povezave ste odprli oziroma kliknili (katere vsebine ste brali oziroma si jih ogledovali), koliko časa ste jih brali ali si ogledovali posamezno vsebino, 
• za segmentiranje uporabnikov na podlagi dejstev iz prejšnje alineje in nadaljnje pošiljanje prilagojenih (individualiziranih) e-poštnih sporočil, kar pomeni, da lahko različni uporabniki prejemajo e-poštna sporočila z različno vsebino z namenom boljšega (bolj relevantnega) obveščanja in doseganja višje stopnje odzivnosti na poslana e-poštna sporočila, 
• za namene analize življenjske poti uporabnika na spletni strani: od kod je uporabnik prispel na spletno mesto (vir prometa), za spremljanje zadrževanja na spletni strani, katere spletne strani je obiskoval, katere vsebine je prenesel oziroma si jih ogledal, 
• za segmentiranje uporabnikov na podlagi dejstev iz prejšnje alineje in nadaljnje pošiljanje prilagojenih (individualiziranih) sporočil skozi večkanalno komunikacijo, kar pomeni, da lahko različni uporabniki prejemajo sporočila z različno vsebino z namenom boljšega (bolj relevantnega) obveščanja posameznikov in doseganja višje stopnje zavzetosti uporabnikov, 
• za vse druge namene, za katere se specifično strinjate pri sodelovanju z upravljavcem.

V vseh primerih, ko podate privolitev za obdelavo vaših osebnih podatkov, lahko to privolitev kadarkoli prekličete prek e-naslova dpo@frodx.com. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem. 

Vaše osebne podatke obdelujemo tudi takrat, ko to od nas zahteva zakon. Primer namena take obdelave je obdelava vaših osebnih podatkov za potrebe sodnih ali upravnih postopkov. 

Upravljavec lahko podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine uporabnika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa upravljavec vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo o varstvu podatkov. 

V določenih primerih bo lahko Frodx za nadaljnjo obdelavo vaših osebnih podatkov na podlagi zakonitega interesa, zbranih na podlagi ene izmed zgoraj navedenih pravnih podlag (privolitve, pogodba), sprejel določene varovalke za varstvo vaših osebnih podatkov, kot so psevdomizacija, kriptiranje, obdelava v agregirani obliki ali/in brisanje določenih vrst osebnih podatkov. 

Frodx bo vaše osebne podatke na podlagi zakonitega interesa obdeloval za naslednje namene: 

• Trženjske, poslovne in druge tehnične analize, kot na primer analiziranje in ugotavljanje, iz katerih organizacij prihajajo udeleženci dogodkov in kakšne funkcije zasedajo v the organizacijah, za vodenje evidenc, koliko in katerih dogodkov se je udeležil uporabnik, za vodenje evidenc v zvezi s podeljenimi potrdili, certifikati in licencami udeležencev dogodkov. 
• Preprečevanje zlorab, zagotavljanje varnosti, uveljavljanje zahtevkov ali obrambo pred zahtevki v upravnih in sodnih postopkih. Tako lahko upravljavec v primeru suma zlorab v primernem in sorazmernem obsegu obdeluje vaše osebne podatke za namen identifikacije in preprečevanja morebitnih prevar ali zlorab ter lahko, če je to primerno, te podatke posreduje tudi policiji, državnemu tožilstvu ali drugim pristojnim organom. 
• Neposredno trženje, vključno z oblikovanjem profilov uporabnikov, na podlagi predhodno zakonito pridobljenih osebnih podatkov. Navedeni obdelavi lahko kadarkoli ugovarjate v skladu s poglavjem Pravica do ugovora te Politike. 

Do vaših osebnih podatkov smejo dostopati zgolj zaposleni v podjetju Frodx in obdelovalci osebnih podatkov, ki so za to neposredno pooblaščeni. 

Frodx vaših osebnih podatkov ne bo nikoli posredoval nepooblaščenim tretjim osebam. 

Frodx lahko posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisano v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti. 

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje podjetje, so predvsem: 

• računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja
• vzdrževalci infrastrukture (varnostne storitve)
• vzdrževalci informacijskih sistemov
• ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr. Microsoft, Google. Hubspot, SAP, Amazon, ZOOM, OpenAI)
• ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram ipd.). 

Podjetje za namene boljšega pregleda in nadzora nad pogodbenimi obdelovalci in urejenosti medsebojnega pogodbenega razmerja vodi tudi seznam pogodbenih obdelovalcev, kjer so navedeni vsi konkretni pogodbeni obdelovalci, s katerimi podjetje sodeluje. 

Podjetje v nobenem primeru ne bo posredovalo osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil podjetja in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene. 

Podjetje kot upravljavec in njegovi  zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri  čemer so razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme podjetje in potrdijo nadzorni organi v EU). 

Upravljavec osebnih podatkov ne obdeluje dlje, kot je treba za doseganje namenov, za katere so bili osebni podatki zbrani in nadalje obdelovani. 

Osebne podatke, ki jih Frodx obdeluje zaradi izvedbe pogodbe, hrani Frodx za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 5 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med vami in upravljavcem do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani Frodx podatke še 5 let po pravnomočnosti sodne ali arbitražne odločbe ali poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne rešitve spora. 

Osebne podatke, ki jih Frodx obdeluje na podlagi zakona, hrani Frodx za obdobje, ki ga predpisuje zakon. 

Osebne podatke, ki jih upravljavec obdeluje na podlagi vaše osebne privolitve ali zakonitega interesa, hrani Frodx trajno, do preklica vaše privolitve oz. zahteve po prekinitvi obdelave. Frodx take podatke izbriše pred preklicem le v primeru, da je namen obdelave osebnih podatkov že dosežen ali če tako določa zakon. 

Po preteku obdobja hrambe bo Frodx vaše osebne podatke učinkovito in trajno zbrisal ali anonimiziral, tako da jih ne bo več mogoče povezati z vami. 

Frodx je zavezan k zaščiti vaših osebnih podatkov. Nepooblaščen dostop do njih, njihovo uporabo in razkritje preprečuje z naslednjimi ukrepi:

• podatke varujejo prostori, oprema in sistemska programska oprema, vključno z vhodno-izhodnimi enotami,
• podatke varuje aplikativna programska oprema, s katero se obdelujejo osebni podatki,
• Frodx preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih,
• Frodx zagotavlja učinkovit način blokiranja, uničenja, izbrisa ali anonimiziranja osebnih podatkov, ko preneha namen, za katerega so bili zbrani,
• Frodx omogoča poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni podatki vneseni v zbirko osebnih podatkov, uporabljeni, posredovani ali drugače obdelani in kdo je to storil.

Nepooblaščen dostop do osebnih podatkov, njihovo uporabo in razkritje Frodx preprečuje z naslednjimi varnostnimi tehnologijami ter postopki:

• kontrolo fizičnih dostopov,
• zaklepanjem prostorov, omar, računalnikov,
• hranjenjem nosilcev osebnih podatkov v varovanih prostorih,
• preprečitvijo vpogleda v osebne podatke vzdrževalcem prostorov, strankam in drugim obiskovalcem prostorov pogodbenega obdelovalca,
• preprečitvijo uporabe gesel osebam, ki jim geslo ni bilo neposredno dodeljeno oziroma za drug namen, kot je določeno,
• omejitvijo iznosov podatkov s strani zaposlenih,
• kontroliranjem kopij in iznosov podatkov,
• omejenim, evidentiranim in zavarovanim prenosom podatkov preko telekomunikacijskih omrežij,
• odvzemom podatkov osebam, ki jim preneha pogodba pri pogodbenem obdelovalcu,
• strogo ločitvijo od podatkov morebitnih drugih upravljavcev.

V skladu s Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov vam Frodx zagotavlja naslednje pravice v zvezi z varstvom osebnih podatkov, ki so podrobneje razdelane v nadaljevanju Politike:

• pravico dostopa do podatkov,
• pravico do popravka,
• pravico do izbrisa (»pravica do pozabe«),
• pravico do omejitve obdelave,
• pravico do prenosljivosti podatkov,
• pravico do ugovora.

Od Frodxa imate pravico dobiti potrditev, ali Frodx obdeluje vaše osebne podatke, in kadar je temu tako, imate pravico dobiti dostop do vaših osebnih podatkov in naslednjih informacij v zvezi z obdelavo osebnih podatkov:

• nameni obdelave,
• vrste osebnih podatkov,
• uporabniki ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti vaši osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah,
• kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja,
• obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi z uporabnikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi,
• pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu,
• kadar osebni podatki niso zbrani od uporabnika, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom,
• obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, ter smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za uporabnika.

Na podlagi vaše zahteve vam bo Frodx zagotovil eno brezplačno kopijo vaših osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Za dodatne kopije podatkov, ki bi jih zahtevali, vam bo Frodx zaračunal razumno pristojbino ob upoštevanju administrativnih stroškov.

Od Frodxa imate pravico zahtevati, da ta brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke v zvezi z vami. Ob upoštevanju namenov obdelave imate pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.

Pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«)

Od Frodxa imate pravico zahtevati, da brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z vami, Frodx pa mora vaše osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati v naslednjih primerih:

• kadar osebni podatki niso več̌ potrebni za namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani,
• kadar prekličete privolitev, ki je podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov, pa za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga,
• kadar ugovarjate obdelavi na podlagi zakonitega interesa upravljavca, pa za njihovo obdelavo ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi,
• kadar ugovarjate obdelavi za potrebe neposrednega trženja,
• kadar je osebne podatke treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu s pravom EU ali slovenskim pravnim redom.

Kadar Frodx v skladu s Politiko objavi vaše osebne podatke, sprejme Frodx razumne ukrepe, vključno s tehničnimi, da upravljavce, ki obdelujejo vaše osebne podatke, obvesti, da uporabnik, na katerega se nanašajo osebni podatki, od njih zahteva, naj izbrišejo morebitne povezave do teh osebnih podatkov ali njihove kopije.

Pravica do omejitve obdelave

Pravico imate zahtevati, da Frodx omeji obdelavo vaših osebnih podatkov, kadar velja en od naslednjih primerov:

• kadar oporekate točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki upravljavcu omogoča preveriti točnost vaših osebnih podatkov,
• kadar je obdelava nezakonita in nasprotujete izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahtevate omejitev njihove uporabe,
• kadar Frodx osebnih podatkov ne potrebuje več̌ za namene obdelave, temveč̌ jih vi potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov,
• kadar ste vložili ugovor v zvezi z obdelavo, dokler se ne preveri, ali zakoniti razlogi upravljavca prevladajo nad vašimi razlogi.

Pravica do prenosljivosti podatkov

Pravico imate, da prejmete osebne podatke v zvezi z vami, ki jih je posedoval Frodx, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posredujete drugemu upravljavcu, ne da bi vas Frodx, ki so mu bili osebni podatki zagotovljeni, pri tem oviral, kadar:

• obdelava temelji na vaši privolitvi ali pogodbi in
• se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.

Pravica do ugovora

Na podlagi razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, imate pravico, da kadarkoli ugovarjate obdelavi osebnih podatkov, če ta temelji na zakonitih interesih, za katere si prizadeva Frodx ali tretja oseba. Frodx bo prenehal obdelovati osebne podatke, razen če dokaže nujne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov. Kadar se osebni podatki obdelujejo za namene neposrednega trženja, imate pravico, da kadarkoli ugovarjate obdelavi vaših osebnih podatkov za namene takega trženja, vključno s profiliranjem, če je povezano s takim neposrednim trženjem. Če neposredno trženje temelji na privolitvi, se pravica do ugovora lahko izvede s preklicem dane osebne privolitve.

Vse zgoraj navedene zahteve, ki se tičejo uveljavljanja pravic v zvezi z vašimi osebnimi podatki, lahko naslovite v pisni obliki na upravljavca, in sicer na e-naslov: dpo@frodx.com ali po pošti na naslov Frodx d.o.o., Celovška cesta 280, 1000 Ljubljana. 

Če boste zahtevo v skladu z zgornjim odstavkom predložili z elektronskimi sredstvi, se vam bodo informacije, v kolikor bo to mogoče, zagotovile z elektronskimi sredstvi, razen v primeru, da boste zahtevali drugače.

Upravljalec lahko za potrebe zanesljive identifikacije v primeru uveljavljanja vaših pravic v zvezi z osebnimi podatki od vas zahteva dodatne podatke, ki so potrebni za potrditev vaše identitete, ukrepanje pa v skladu s tem poglavjem lahko zavrne le v primeru, da dokaže, da vas ne more zanesljivo identificirati.

Upravljalec bo na zahtevo, s katero uveljavljate svoje pravice v zvezi s svojimi osebnimi podatki, odgovoril brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v enem mesecu od prejema zahteve. Frodx lahko rok za uresničevanje pravic podaljša za največ̌ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev. Če Frodx podaljša rok, vas bo o vsakem takem podaljšanju obvestil v enem mesecu od prejema zahtevka skupaj z razlogi za zamudo.

Če so vaše zahteve v skladu s tem poglavjem očitno neutemeljene ali pretirane, zlasti ker se ponavljajo, lahko Frodx:

• zaračuna razumno pristojbino, pri čemer upošteva administrativne stroške posredovanja informacij ali sporočila ali izvajanja zahtevanega ukrepa,
• zavrne ukrepanje v zvezi z zahtevo.

Morebitno pritožbo v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov lahko pošljete na elektronski naslov dpo@frodx.com ali po pošti na naslov Frodx d.o.o., Celovška cesta 280, 1000 Ljubljana.

Pravico imate, da vložite pritožbo tudi neposredno pri informacijskem pooblaščencu, če menite, da obdelava osebnih podatkov v zvezi z vami krši slovenske predpise ali predpise EU na področju varstva osebnih podatkov.

Politika velja od 13. 6. 2024 dalje in se lahko kadarkoli spremeni ali dopolni.